Le déménagement d’entreprise, ça se prépare. Quelles sont les démarches à entreprendre ? Comment ne rien oublier ? Petite checklist !

Anticiper le déménagement

Idéalement, il faudrait songer déménager à la fin de l’année fiscale, ou pendant les vacances scolaires. Il est important de définir la période à laquelle vous souhaitez déménager afin d’anticiper et de poser le préavis.

  • Poser son préavis au bon moment : pour ne pas avoir de mauvaise surprise, reprenez votre contrat de location.
  • Établir un cahier des charges si vous faites appel à des professionnels : vous pourrez ainsi définir sur papier les prestations effectuées et leur budget. Cela vous évitera des coûts imprévus.
  • Penser à l’aménagement de bureau dans les futurs locaux : est-ce que vous changer de mobilier ? Est-ce que le mobilier de bureau est adapté à vos nouveaux locaux ? Quelle organisation ?
  • Demander des devis en fonction du cahier des charges pour choisir un prestataire.

Bien préparer ces étapes en amont de votre déménagement vous permettra d’être efficace et de ne pas perdre de temps en priorisant les démarches.

Il vous faudra bien entendu communiquer avec vos salariés et suivre l’avancée des travaux dans les nouveaux locaux afin de pouvoir agir en cas d’imprévus.

Que faire à un mois du déménagement d’entreprise ?

  • organiser le tri des documents et l’emballage avec un code pour chaque service afin de gagner du temps lors du déménagement.
  • Installer la nouvelle ligne téléphonique et internet dans vos nouveaux locaux pour pouvoir installer et vérifier le bon fonctionnement des postes lors de l’installation dans les nouveaux locaux.

Effectuer les changements d’adresse

  • sécurité sociale
  • URSSAF
  • caisse de retraite
  • opérateur téléphonique et FAI
  • assurances
  • préfecture (pour l’immatriculation de l’entreprise)
  • centre d’impôts et la Trésorerie
  • clients et fournisseurs divers.

A une dizaine de jours du déménagement, faites un point sur l’organisation et dispensez les consignes d’arrivées.

Vérifiez la propreté des lieux que vous quittez (pour faire appel à une entreprise de nettoyage au besoin) mais aussi dans lesquels vous entrez.

Le déménagement d’entreprise

En règle général, il a lieu le weekend, afin que chaque salarié puisse en arrivant le lundi trouver son espace de travail et déballer ses cartons pour être opérationnel rapidement.

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