Un déménagement de bureau peut être la conséquence de plusieurs choses : locaux devenus trop petits ou trop grand notamment. Alors voici nos conseils pour un déménagement réussi.

Déménagement de bureau : se poser les bonnes questions

ourquoi ce déménagement ?

Pourquoi ce déménagement ?

Se demander pourquoi on déménage permet d’établir un cahier des charges très précis et complet. Cela permet aussi d’établir un planning de préparation au déménagement. En règle général, une entreprise déménage parce que les locaux sont devenus trop petits ou trop grands à cause de l’évolution des effectifs. Cela peut aussi être la conséquence d’une fusion de deux entreprises ou de charges devenues trop élevées.

Quand et comment communiquer avec vos salariés ?

Quand et comment communiquer avec vos salariés ?

Rapidement ! Dès que tout est fixé, que le déménagement est réellement prévu voire même quand il est au stade de projet afin d’éviter de prendre vos salariés au dépourvu. Ainsi chacun pourra se préparer à la fois matériellement et psychologiquement au transfert. En effet, le déménagement peut très bien être perçu comme un aspect négatif pour certains salariés pour qui le changement est perturbant ou parce que les effectifs ont été réduits mais cela peut aussi être perçu comme un pas en avant, un changement positif pour l’entreprise. Plusieurs options s’offrent à vous pour communiquer sur le déménagement notamment la visite guidée des futurs locaux avec vos salariés. Cela peut aussi prendre la forme de boîte à idées, d’enquêtes, de sondages … Tous les moyens sont bons pour solliciter les idées et suggestions de vos salariés qui auront en plus la possibilité de s’impliquer dans ce changement important pour l’entreprise.

nouveaux locaux

Les nouveaux locaux

Avant de vous lancer dans la recherche de nouveaux locaux, il faut prendre le temps de vérifier certains détails de votre bail comme le délai de préavis. Ce délai est en règle générale de 6 mois pour les baux commerciaux. Sachant cela, vous pourrez estimer quand vous pourrez intégrer de nouveaux locaux, un détail important dans vos futures négociations.

Pour quitter vos locaux il vous faudra donc envoyer un courrier recommandé à votre bailleur 6 mois avant la date voulue. Attention, c’est une démarche définitive. Au terme de ces 6 mois, les locaux devront être vides.

Pour rechercher vos nouveaux locaux vous pouvez faire appel à des agences, des sites ou encore des journaux spécialisés. Pour être efficace dans votre recherche, il vous faudra être très précis dans l’expression de vos besoins.

Une fois que vous aurez trouvé vos nouveaux locaux, vous entrerez dans une phase de négociation : loyer, échéances de paiement, dépôt de garanties, travaux, cession et résiliation du bail… Une fois que toutes les clauses auront été validées, vous pourrez signer.

Il est important de bien communiquer avec vos salariés à ce moment-là.

Établir un cahier des charges et un planning

Établir un cahier des charges et un planning

Le cahier des charges est un élément très important dans le projet : il doit être très précis afin de vous garantir un déménagement réussi. De plus, cela vous permettra de comparer efficacement les devis des différentes entreprises de déménagement et transfert que vous solliciterez.

Ce cahier des charges doit être complété par un planning étape par étape. Celui-ci prend en compte les délais et durées de chaque jalon planifié. Il doit être établit dès lors que vous aurez envoyé le préavis et réservé par contrat les nouveaux locaux.

Dans ce planning, vous devrez aussi prévoir les phases de changement d’adresse et la mise à jour des documents officiels auprès des administrations mais aussi de vos clients et partenaires.

Faire l'inventaire du mobilier de bureau et du parc informatique

Faire l’inventaire du mobilier de bureau et du parc informatique

Il est important de faire un inventaire de votre parc informatique mais aussi de tout le mobilier de bureau et le matériel, surtout si l’entreprise déménage dans des locaux plus petits.

Faites également l’inventaire de votre parc informatique. Répertoriez et identifiez clairement les utilisateurs afin de pouvoir restituer le matériel à chacun de vos salariés à l’arrivée dans les nouveaux locaux.

Pensez aussi à prévoir le transfert d’internet et de votre téléphonie, avec une bonne organisation vous pourrez prévoir une coupure d’une journée tout au plus.

Dernière étape avant l’état des lieux de sortie

Avant de pouvoir rendre les clés et dès lors que les locaux sont vides : il faut faire le grand ménage et faire les travaux de remise en état qui pourraient être nécessaires. N’hésitez pas à faire appel à différentes sociétés spécialisées et à comparer les devis une fois encore. C’est seulement après cette dernière étape que vous pourrez faire l’état des lieux et passer à autre chose.